Whistleblowing neboli Etická linka

K čemu slouží
etická linka?

Zaměstnanci či jiní pracovníci společnosti (vč. uchazečů o zaměstnání a bývalých zaměstnanců), smluvní partneři, společníci a členové volených orgánů naší společnosti mohou prostřednictvím etické linky oznámit podezření na porušení právních předpisů v souladu se směrnicí Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie a navazující české právní úpravy (“Právní předpisy”) či porušení etických norem, které se naše společnost zavázala dodržovat. Oznámení mohou být podána i anonymně. Oznámením a oznamovatelům vymezeným v Právních předpisech jsou garantována práva vyplývající z Právních předpisů, zejména ochrana jejich totožnosti a ochrana před odvetnými opatřeními. Všechna oznámení jsou řešena důvěrně, nestranně a o výsledcích prověřování je oznamovatel vyrozuměn, pokud s námi zůstane v kontaktu.

Jak bude nakládáno
s osobními údaji?

Osobní údaje oznamovatelů a případně dalších osob, kterých se mohou týkat jednotlivá oznámení anebo jejichž údaje byly získány v průběhu prověřování oznámení, jsou zpracovávány v souladu s právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů, a to zejména nařízením (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů („GDPR“). Správcem osobních údajů je společnost PRO.MED.CS Praha a.s.

O přijatých oznámeních vedeme evidenci v rozsahu:

1. datum přijetí oznámení;
2. jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy;
3. shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li totožnost známa;
4. datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení nebo posouzení oznámení příslušnou osobou a výsledek posouzení.

Obdržená oznámení a dokumenty související s oznámením včetně všech osobních údajů jsou uchovávány po dobu 5 let od přijetí oznámení.

Do evidence má přístup v případě oznámení podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému pouze příslušná osoba (externí fyzická osoba), která jako jediná zná identitu oznamovatele.

Právním základem pro zpracování osobních údajů za účelem provozu etické linky je splnění právní povinnosti, která se vztahuje na naši společnost dle Právních předpisů, a za účelem přijetí vhodných opatření k nápravě nebo předejití protiprávního stavu v návaznosti na podané oznámení je právním základem zpracování osobních údajů také ochrana oprávněných zájmů naší společnosti.

Dotčené fyzické osoby mají v souvislosti se zpracování osobních údajů práva v rozsahu a za podmínek stanovených v článku 15 až 22 GDPR, a to konkrétně:

• Právo na přístup k osobním údajům;
• Právo na opravu nepřesných osobních údajů případně jejich doplnění;
• Právo na výmaz osobních údajů;
• Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu;
• Právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu v členském státě svého obvyklého bydliště, místa výkonu zaměstnání nebo místa, kde došlo k porušení GDPR. Příslušným dozorovým úřadem pro Českou republiku je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Uvedená práva mohou být uplatněna písemně na adrese sídla správce, a to i prostřednictvím emailu zaslaného na adresu: privacy@promedcs.com. Stejným způsobem se můžete obracet na správce s jakýmikoli dalšími dotazy či připomínkami k podmínkám zpracování osobních údajů.